ERP-система “Логистика ресурсов”

Из рубрики “Стань Профсоюзным Авангардом”. Предыдущие публикации - см. “Солидарность” №№ 35, 37, 2017

ЧТО СДЕЛАЛИ

ERP-систему “Логистика ресурсов”.

ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия) - система для управления комплексом ресурсов, в данном случае профсоюзной организации (членской базой, финансами, документацией и прочим).

КТО СДЕЛАЛ

Первичная профсоюзная организация группы ОАО “Магнитогорский металлургический комбинат” Горно-металлургического профсоюза России. Численность - более 50 тыс. человек. Председатель - Борис Семенов.

ЗАЧЕМ СДЕЛАЛИ

Учитывая масштабы и структуру первички, была необходимость в упорядочивании ресурсов и сведении их в одну систему, которая обеспечивает оперативный доступ к полной информации в любое время.

Процессы профсоюзного учета, финансовой отчетности и документооборота теперь автоматизированы, работа всех подразделений организаций синхронизирована, деятельность по всем направлениям стала оперативнее и эффективнее, а имидж профсоюза - современнее и привлекательнее.

КАК СДЕЛАЛИ

В 2009 году руководством профкома была поставлена задача: наладить электронный учет членов профсоюза.

К этому времени у разработчиков и программистов (все - члены профсоюза) уже был опыт внедрения информационных технологий в профсоюзную работу: они автоматизировали кассу взаимопомощи, создав, по сути, маленький электронный банк при профкоме - “Депозитарий КВП”. При учете этого опыта создавалась “Логистика ресурсов”.

Приблизительно полгода готовилось техзадание на новый проект, и еще около года потребовалось на создание программы.

Обкатывали ее на учете пенсионеров, затем приступили к информации по работающим членам профсоюза.

Тем временем разрабатывался блок бюджетирования, который тоже запускался поэтапно.

Постепенно появлялись другие разделы. Модернизация системы, в общем-то, продолжается постоянно.

Еще на этапе разработки профсоюз провел переговоры с работодателями компаний, входящих в группу АО “ММК”, а также со службой безопасности о предоставлении данных о членах профсоюза для загрузки в систему. Сейчас ответственные в подразделениях следят за тем, чтобы информация оставалась актуальной: вносят данные о “новеньких”, отмечают выбывших и так далее.

ЧТО ПОЛУЧИЛОСЬ

ERP-система профсоюзной организации группы ОАО “ММК” на сегодня включает несколько основных блоков.

Блоки “Члены профсоюза” и “Пенсионеры” представляют собой персонифицированный учет работающих и неработающих членов профсоюза. За эти разделы отвечают руководители профсоюзных ячеек в подразделениях и доверенные лица профсоюза в цехах. В учетные карточки, кроме личных данных (ФИО, дата рождения), может вноситься любая нужная информация (профсоюзные награды, семейное положение и т.д.). При снятии с учета человека карточка переводится в отдельную категорию и хранится неограниченное количество времени.

“Структура ППО” содержит общую информацию о первичке. В результате синхронизации с предыдущими блоками заполняются паспорта подразделений. На основе этих данных удобно формировать статистические отчеты как внутри подразделений, так и в целом по профсоюзной организации.

С помощью раздела “Бюджет” автоматизируется финансовая структура профорганизации. Здесь планируются лимиты средств на различные мероприятия по подразделениям, формируется консолидированный бюджет по первичке в целом.

Внутренний электронный документооборот реализуется в блоке “Документы”, а информация о планировании работы пользователей системы - в разделе “Календарь”.

У системы - один администратор, имеющий полный доступ ко всем ресурсам. Еще около 140 профактивистов обладают ограниченным доступом. Это аппарат профкома, председатели профорганизаций подразделений, доверенные лица профсоюза. Каждому из них доступно его “профильное” направление. Экономистам - бюджет, профлидерам в цехах - разделы, касающиеся именно этих цехов, и т.д. Все они предварительно обучены работе с системой, каждый отвечает за свой блок и его наполнение.

СКОЛЬКО СТОИЛО

Стоимость разработки и внедрения - 3 млн рублей. Плюс регулярные траты на обслуживание системы.

ЧТО ДАЛЬШЕ

“Логистика ресурсов” находится в постоянном развитии. На то она и ERP-система, чтобы предоставлять возможность добавлять различные блоки по разным направлениям работы.

Так, в ближайшем будущем планируется внедрение нового раздела под названием “Проектный менеджер”. Это сервис для командной работы над заданиями, которые руководитель может ставить онлайн, распределять функции, контролировать выполнение и многое другое.

Совершенствуются и существующие разделы. Например, в планах - дополнить данные членов профсоюза информацией о детях, что поможет упростить работу в “детском” направлении.

РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ КОЛЛЕГ

Любая ERP-система - серьезный инструмент с большим полем возможностей. Профорганизациям начинать разработку и развитие этой системы нужно с электронного учета членов профсоюза. Это станет основой, к которой потом можно подтянуть другие сервисы: электронный документооборот, систему бюджетирования и прочее.

Мнение руководителя

Борис Семенов, председатель первичной профсоюзной организации Группы ОАО “ММК”:

- Уровень информатизации в обществе сейчас на таком уровне, что наличие ERP-системы является обязательным условием для построения работы любой организации.

Системы планирования, учета, контроля и анализа ресурсов компании повсеместно используются работодателем, чего нельзя сказать о профсоюзных организациях. Говорить о плюсах или минусах таких программ, на мой взгляд, уже некорректно. Это все равно что современному человеку говорить о пользе мытья рук перед едой - сейчас это само собой разумеется.

Увеличение скорости передачи и получения информации, оперативных данных, обеспечение надежного и безграничного по времени хранилища информации (сегодня документы во многих организациях хранятся бессистемно), синхронизация работы всех отделов организации, более широкая, достоверная и оперативная отчетность - лишь часть того, что дает функционал этого ресурса.